社会人がいつも気をつけていること(会議編) ―社会人ってどんな感じ?(3)

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就活生の皆さんが気をつけなければならないことは、
実は「社会人がいつも気をつけていること」である場合がほとんどです。
今回は、「会議の会場設営」という場面を例に解説していきたいと思います。

皆さんも、サークル活動の際に机を並べたり、
事務系のアルバイトやインターンシップで会場設営の手伝いをする
機会があったりすると思います。
その際は、ぜひこれから挙げる点に注意して行動してみてください。

会社に入ると、このような機会が本当に多くあります。そしてそれは大体の場合、新人の役目です。

■机のライン、3色のマーカー、マイクチェック

会議の会場設営をするとき、社会人は以下のようなことに気をつけています。

・机のベースラインは、完璧にそろえる
・余った机は目に付かないところへ隠す
(やむをえず後方保管の場合は、机の面を見せる)
・ホワイトボードの位置も確認する(どこからでも見えるように)
・ホワイトボードマーカーは3色が基本(黒・青・赤)
・インクの出ないマーカーは、目に付く範囲に置いておかない
・マイクチェックは徹底的に行う(電池残量にも注意)

■想像力を働かせる

もちろん、会場の設備を整えることだけが設営ではありません。
設営を任された新人には、会議が進行している時間を含め、
閉会して全員が会議室から退出するまで、
滞りなく行えるようにすることが期待されています。
物品の準備は、常に実際の使用場面を想像しながら行うことが必要です。

マーカーのインクが切れていたら時間のロスが生まれる。
マイクの音が安定しなければ会議は中断する。
もし会議が延びてしまったら、限られた時間を割いて集まった人たちには
どんな影響が出るだろうか――。

想像力を働かせて「その先」を予想し、
必要に応じてよりよいアイディアを出すことが求められています。

■設営を理解すれば利用する姿勢が変わる

就活生にとっては、上記のように相手(企業)のことを想像するだけで、
説明会や面接での姿勢も変わってくるはずです。
自分が座った椅子や机、資料などは元通りに整えてから
退出しようという気持ちになるでしょう。
当然、企業側も「揃える」という姿勢には、好感を抱くものです。

筆記試験やアンケート記入の際に、鉛筆と消しゴムを使うことがあると思います。
消しゴムのカスはどうしていますか? 机の上に散らかしたまま? 机の下に落とす?
消しゴムのカスは、ひとまず机の端に寄せて、
「(誠に恐縮ですが)このままでよろしいでしょうか」とお伺いを立てるようにしましょう。
もちろんこれにも理由があります。想像力を働かせてみましょう。

机は片づけるにしても、続けて使うとしても、消しゴムのカスは誰かが掃除しますよね。
床に落ちれば目立たないかもしれませんが、すぐあとに来客のある会議室だとしたら、
やはり誰かが急いで掃除するでしょう。そこに配慮できる姿勢が、好感を与えるのです。

次の記事はこちら↓
上司との付き合い方 ―社会人ってどんな感じ?(4)

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