用件が進むメール作成のコツ ―企業にメールを送る際のポイント(3)

今回は、用件が進むメール作成のコツを紹介します。

■メールは全体の構成を考えて書く

メールの書き方のコツは最初に全体の構成を考えて文章を作ることです。
あいさつ・名のり → 主たる用件 → 周辺の詳細情報 → あいさつ・署名

メッセンジャーアプリなどを使い慣れていると、
短文を思いついた順に送るクセがついていると思いますが、
就活でのメールでは違うということを意識しましょう。

ビジネスメールの書式については、ネットで検索すれば例を見ることができます。
学校によっては就活ゼミやキャリアセンターでの習得も可能ですし、
手取り足取り教えてくれるインターン先もあるかもしれません。

■用件が進むようにする

メールでやり取りする場合、その用件を進めるために
必要な情報を漏れなく書くことが大切です。
具体的には以下の6W3Hと自分の意志を明確にした文にしましょう。

<6W3H>
Who   だれが、だれを、だれに、だれと
What  何が、何を、何に
When  いつ、いつから、いつまでに
Where どこで、どこに、どこが、どこを
Why   なぜ、どうして、何のために
Whom  誰のために
How   どのように、どんなやり方で
How much  いくらで
How many  いくつ

良い例----------------------------
件名:面接日時の変更のお願いの件(△山○子/◎◎大学)
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株式会社****** 人事部採用チーム
〇△ ◆子 様

面接日時のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
◎◎大学△山○子 です。

誠に申し訳ございませんが、ご連絡をいただきました〇月〇日13時からですと
大学の試験と重なってしまいました。
以下のいずれかに変更していただくことは可能でしょうか。

△月△日の14時から
△月△日の15時から
□月□日の10時から

上記が難しい場合は 貴社より別の候補日時にて面接の機会をいただけますと
大変ありがたいです。

お手間をおかけしますが、ぜひ貴社の次の選考に進みたいと思っております。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

◎◎大学
△山○子(読み仮名)
090-XXXX-XXXX
[email protected]

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これらを参考にして、就活での電話、メールのやり取りをスムーズにしましょう。

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【番外編】メールアドレスは就活用のものを1つ持っておくと便利! —企業にメールを送る際のポイント(4)