相手の目線を持つこと ―企業にメールを送る際のポイント(1)

説明会への参加や、面接日時の調整など、
企業との連絡の際には最低限のマナーが求められます。
たとえ最初は求人サイトを介していても、
やがて電話やメールなど直接のやりとりが増えるものです。

今回は、確かな意思疎通をするために必要なポイントをお伝えします。

■自分目線ではなく、相手目線を持つ

メールでも電話でも、まず念頭に置いておきたいのは「相手目線」で考えることです。

自分を主体にして、「私が楽だからこの方法にしよう」
「私の都合がいいからこの時間に連絡しよう」という行動は考えものです。
まず相手のことを考えて、ふさわしい方法で連絡することを心がけましょう。

■電話をいただいたら電話で折り返す

例えば、自分が電話応対に自信がないため、
採用担当者から電話があっても折り返さずに全部メールで連絡する、というのはNGです。

採用担当者からすると、面接日の変更調整など、あなたの返事次第では、
追加で確認しなければならないことがあるため、電話という手段をとっているかもしれないからです。

よって、電話をいただいたら電話で折り返すのが大原則です。

ただし、どうしても授業のためにすぐに電話を返せなかった、
電話をしたが担当者が不在で用件が分かる人がいなかった、といった場合はメールを使います。

その際は、メールに「授業のため折り返しの電話ができず失礼しました」などの
一文があると、採用担当者も「そうだったのか…」と、
あなたの事情を知ることができるので誤解を生みません。

■メールの見やすさ、読みやすさ

メール作成時は以下のパターンにならないように注意しましょう。

【採用担当者が困るパターン】
①どこにも個人名がない
→冒頭で「◎◎大学の○○と申します。」と名乗りをいれましょう。
また、署名を設定しておきましょう。

③どんな用件なのかわからない
→面接の申し込みなのか、日程の変更なのか、面接後の御礼なのか、
件名からも分かるように書きましょう
良い例:〇月〇日の面接日程変更のお願い(氏名/◎◎大学)

【メールの文章が読みにくいパターン】
①長文で内容が分かりにくい
→段落と段落の間は1行空けるなどして、内容のかたまりが分かるようにしましょう

就活で必ず使う電話とメール、まずは相手目線を常に意識しましょう。

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たしかな意思疎通のために -企業にメールを送る際のポイント(2)